CRM Seçerken Sorulacak Sorular: Özellik Listesi Yanıltır

Özellik listesi neden yanıltır?

Her CRM yüzlerce özellik sunar. Tipik bir şirket bunların küçük bir bölümünü kullanır.

Karşılaştırma tablosunda daha çok kutucuğu işaretli olan ürün, sizin için daha iyi olan ürün değildir.

Doğru yaklaşım, kendi sürecinizi yazıp bunu karşılayıp karşılamadığına bakmaktır.

Önce süreci yazın

Müşteri adayı nereden geliyor, kim ilgileniyor, hangi aşamalardan geçiyor, ne zaman kapanıyor?

Teklif hazırlanıyorsa fiyat nasıl hesaplanıyor? Onay gerekiyor mu?

Satış sonrası ne oluyor? Sözleşme, fatura ve destek süreçleri CRM'de mi takip edilecek?

Bu akışı yazmadan yapılan her demo, satıcının anlatmak istediği şeyi dinlemekle geçer.

Kritik soru: teklif hesabı

Birçok işte satışın kalbi fiyat hesabıdır ve bu hesap sektöre özeldir.

Standart CRM'ler basit fiyat listeleri sunar. Kural tabanlı, çok değişkenli hesap gerektiğinde yetersiz kalırlar.

Matbaa CRM'i geliştirirken tam da bu ihtiyaçtan yola çıktık: kâğıt, ebat, adet ve sonrası işlemlere göre değişen fiyatın saniyeler içinde çıkması gerekiyordu. Bu hesap doğru çalışmazsa CRM'in geri kalanı değersizleşir.

Entegrasyon

CRM tek başına ada olursa veri iki kez girilir ve zamanla güvenilmez hale gelir.

Muhasebe, e-posta, telefon santrali ve web sitesi formlarıyla bağlantı kurabiliyor mu?

Bağlantının hazır mı yoksa özel geliştirme mi gerektirdiğini netleştirin; ikincisi ayrı bir bütçe kalemidir.

Kullanıcı benimsemesi

Satış ekibi kullanmazsa CRM boş bir veritabanıdır.

Mobilden kullanım kolaylığı, kayıt girişinin hızlı olması ve gereksiz zorunlu alan bulunmaması benimsenmeyi doğrudan etkiler.

Pilot bir ekiple iki hafta gerçek kullanım denemesi, her demodan daha bilgilendiricidir.

Yetki ve gizlilik

Kim hangi müşteriyi görebilir? Fiyat ve maliyet bilgisi herkese açık mı?

Rol bazlı yetkilendirme ve fiyat gizleme, çoğu şirkette sonradan ortaya çıkan ama baştan planlanması gereken ihtiyaçlardır.

Veri sahipliği

Verinizi istediğiniz zaman dışa aktarabiliyor musunuz? Hangi biçimde?

Bu soruya net cevap vermeyen sağlayıcıdan uzak durun. Veri çıkışı zorsa, sisteme bağımlı hale gelirsiniz.

Veri kalitesi CRM'in en büyük sorunudur

En iyi CRM bile içindeki veri güvenilmezse kullanılmaz hale gelir.

Yinelenen kayıtları önleyen bir mekanizma şarttır; aynı müşterinin üç kez girilmesi, raporları anlamsızlaştırır.

Zorunlu alanları az tutun. Çok fazla zorunlu alan, kullanıcıyı rastgele doldurmaya iter ve veriyi daha da bozar.

Veri temizliği için dönemsel bir rutin kurun; birikmiş kirli veri, bir noktadan sonra temizlenemez hale gelir.

Raporlama beklentisi

CRM'den alınacak raporları baştan tanımlayın. Hangi sorulara cevap arayacaksınız?

Bu raporlar, hangi alanların doldurulması gerektiğini belirler. Raporu düşünmeden tasarlanan alan yapısı, sonradan veri eksikliği olarak ortaya çıkar.

Satış hunisi aşamalarını gerçek sürecinize göre tanımlayın. Hazır gelen aşama isimleri çoğu şirkette uymaz ve kullanıcılar kayıtları yanlış aşamalara koyar.