Matbaa CRM

Neden yaptık

Bir matbaada aynı iş üç ayrı yerde yazılır: teklif bir tabloda, sipariş bir defterde, üretim atölyedeki çizelgede. Biri güncellenmediğinde hata müşteriye yansır.

Amaç bu üç kaydı tek kayda indirmekti. Teklif onaylandığında sipariş aynı kayıttan doğar, sipariş planlamaya düşer, üretim adımları aynı iş üzerinde işaretlenir.

Böylece "bu iş nerede kaldı" sorusunun cevabı tek ekranda olur ve kimse aynı bilgiyi ikinci kez girmez.

Teklif: kural kodda değil, sizde durur

Baskı fiyatı sektörün en değişken hesabıdır. Kâğıt cinsi, gramaj, ebat, renk, adet, kesim, katlama ve sonrası işlemler birbirini etkiler.

Bu mantığı koda gömmek ilk aydan sonra pahalıya patlar: kâğıt zamlandığında yazılımcı beklemeniz gerekir. Bu yüzden kurallar yapılandırma olarak tutulur; fiyat bunların birleşiminden hesaplanır.

Hesap tek bir "birim fiyat" değil, kalem kalem çıkar: kâğıt, baskı, laminasyon, lak, varak, bıçak ve alt işlemler ayrı satırlar olarak toplanır. Böylece teklifin nereden geldiği sonradan da açıklanabilir.

Ürün tipleri sabit bir listeye bağlı değildir. Kendi ürün gruplarınızı, kâğıt eşleşmelerinizi ve işlem setlerinizi tanımlarsınız; "şu kadar ürün destekleniyor" diye bir tavan yoktur.

Dövizli kalemler için kur TCMB'den her gün otomatik çekilir ve hesapta o günün kuru kullanılır; elle kur girmek ya da toplu yüzde zammı uygulamak zorunda kalmazsınız. Fason kesim fiyatları ve müşteriye özel istisnalar da aynı yapının parçası.

Teklif hazır olduğunda PDF'i arka planda üretilir ve size bildirim düşer; dosyayı beklemek için ekranda durmanız gerekmez.

Sipariş, planlama ve üretim

Onaylanan teklif siparişe döner; bağlı işler, öncelik ve durum tek listede görünür.

Montaj ürün seviyesinde çalışır: farklı siparişlerin kartonları aynı montaj grubuna girebilir, yani bir forma birden çok işi birlikte basarsınız. Matbaanın "pota" dediği bu birleştirme sistemde kayıtlıdır; hangi işin hangi formda çıktığı sonradan görülür.

Planlama tarafında işler departmana ve üretim yerine göre kuyruğa girer. Hangi işin nerede beklediği, hangi departmanın yüklendiği görünür hâle gelir.

Üretim adımları tek tek işaretlenir: kesim, katlama, sonrası işlem ve fason çıkışları. Dokuma etiket tarafında çözgü rengi, tafta kenar ve bant gibi üretime özgü alanlar da aynı akışta yer alır.

Fason: dışarı çıkan iş kaybolmaz

Matbaanın en çok iş kaybettiği yer, dışarıya gönderilen iştir. Kesim fasona gider, birkaç gün haber alınmaz, müşteri arayınca kimse nerede olduğunu bilmez.

Fason yeri, o yere ait kesim fiyatları ve fason çıkışı ayrı kayıtlardır. Bir işin fasona çıktığı an üretim akışında işaretlenir; geri geldiğinde aynı iş üzerinden devam eder.

Raporda hangi fasoncuya ne gittiği, ne kadar sürdüğü ve ne maliyet oluşturduğu ayrı çıkar. Böylece "bu fasoncu bize pahalı mı geliyor" sorusu tahminle değil kayıtla yanıtlanır.

Stok ve sevkiyat

Kâğıt ve malzeme giriş-çıkışı depo bazında kayıt altına alınır; her hareket ilgili siparişle ilişkilenir, böylece bir işin neyi tükettiği geriye dönük görülebilir.

Sevkiyat tarafında müşteri adresleri, teslim kayıtları ve iş geçmişi aynı müşteri kartında toplanır.

Raporlama: hangi iş ne kazandırdı?

Matbaada en zor soru "bu iş bize ne bıraktı" sorusudur. Cevap ancak satış, maliyet ve üretim aynı kayıtta tutulursa çıkar; sonradan tablolarla birleştirilmeye çalışılınca tutmaz.

Kârlılık raporu müşteri, sipariş ve iş kalemi olmak üzere üç kırılımda çalışır. Her satırda sipariş sayısı, kalem sayısı, toplam satış, toplam maliyet, toplam kâr ve kâr marjı yüzdesi yer alır; tarih aralığı seçilir, sütunlara göre sıralanır ve bir müşterinin üzerine inildiğinde o müşterinin siparişleri tek tek açılır.

Fason üretim ayrı raporlanır: hangi fasoncuya ne gitti, ne kadar zaman ve maliyet oluştu. Gösterge panelinde ise aktif sipariş, geciken iş, bekleyen teklif ve tutarı, departman yükü, durum dağılımı, en yoğun müşteriler ve ürün grupları anlık görünür.

Her tablo Excel veya CSV olarak indirilir; rakamı muhasebeye ya da yönetime göndermek için ekran görüntüsü almak gerekmez.

Mobil: operasyon masaya bağlı değil

Matbaada işin çoğu bilgisayarın başında geçmez. Bu yüzden aynı sistemin mobil uygulaması opsiyonel olarak sunuluyor.

Sipariş ve teklif listeleri, planlama, üretim akışı, kendi iş kuyruğu, stok, sevkiyat ve raporlar telefondan da açılır; bildirimler ve mesajlaşma aynı uygulamada.

Atölyedeki kişi işi tamamladığında durumu oradan işaretler, saha ekibi müşteri kartını yanında taşır. Web ve mobil aynı veriyi kullanır, ikinci bir kayıt tutulmaz.

Kimin neyi görebildiği

Bir matbaada herkes her fiyatı görmemelidir. Üretim personelinin işi görmesi gerekir, maliyet marjını değil.

Bu yüzden sabit rol listesi yerine özel rol tanımlama ve aksiyon matrisi kurduk. Yetkiler ekran bazında değil, aksiyon bazında verilir.

Fiyat alanları ayrı bir katmanda gizlenir: yetkisi olmayan kullanıcı ekranı görür, rakamı görmez. Menü de dinamiktir; kullanıcı erişemeyeceği bölümü listede görmez. Kim neyi ne zaman değiştirdi sorusu için denetim günlüğü tutulur.

Dışarı çıkan veri de kayıt altındadır: bir kullanıcı Excel, CSV ya da PDF indirdiğinde bu işlem aktivite kaydına yazılır. Oturumlar ve giriş denemeleri de izlenebilir, gerektiğinde bir oturum uzaktan kapatılabilir.

Kurulum: nasıl başlıyoruz

Matbaa yazılımında en büyük risk, kuralların eksik anlaşılmasıdır. Bu yüzden işe ekran tasarımıyla değil, süreci yerinde izleyerek başlıyoruz.

Sıra şu: süreci izleme ve kuralların yazıya dökülmesi, fiyat yapısının sisteme girilmesi, mevcut verinizin (müşteri, ürün, fiyat, açık işler) aktarılması, gerçek işlerinizle test, kullanıcı eğitimi ve ardından canlıya geçiş.

Mevcut bir programdan geliyorsanız veriyi tabloya dökülebildiği ölçüde aktarıyoruz; aktarılamayan alanı baştan uydurmak yerine açıkça söylüyoruz. Canlıya geçtikten sonra da ilk haftalar birlikte yürünür, çünkü kuralların eksiği ancak gerçek işte ortaya çıkar.

Ne öğrendik

En değerli çıktı yazılım değil, kuralların yazıya dökülmesiydi. Fiyat mantığını sisteme anlatmak, işletmenin o mantığı ilk kez baştan sona netleştirmesini gerektirdi.

Bu yüzden keşif aşamasını kısaltmıyoruz: süreci yerinde izlemeden yazılan kural, kâğıt üzerindeki akışı anlatır, fiilen yapılan işi değil.