İş Akışı Otomasyonu: Hangi Süreçten Başlamalı?

Otomasyonun getirisi nasıl hesaplanır?

Bir süreç için üç sayıya ihtiyacınız var: kaç kişi yapıyor, ne kadar sürüyor, ne sıklıkla tekrar ediyor.

Bu üç sayı, otomasyonun yıllık kazandıracağı zamanı verir. Geliştirme maliyetiyle karşılaştırıldığında karar netleşir.

Dördüncü bir değişken daha var: hata maliyeti. Bazı süreçlerde asıl kazanç zamandan değil, yapılmayan hatadan gelir.

Nereden başlamalı?

Yüksek tekrarlı ve düşük karmaşıklıklı işlerden. Bunlar en hızlı geri dönüşü verir.

Veri girişinin iki kez yapıldığı yerler en bariz adaylardır. Aynı bilgiyi iki sisteme yazan her süreç otomasyon adayıdır.

Onay bekleyen süreçler ikinci adaydır. Onay için e-posta trafiği ve telefon gerekiyorsa, süreç zamanının büyük kısmı beklemeyle geçiyordur.

Nereden başlamamalı?

Nadiren yapılan ve her seferinde farklı karar gerektiren işlerden. Bunları otomatikleştirmek karmaşık kurallar üretir ve bakımı zorlaşır.

İstisnası çok olan süreçler de zordur. Kuralların yüzde yirmisi vakaların yüzde sekseni içindir; kalan yüzde yirmi vaka için kural yazmak sistemi kırılgan yapar.

Onay zincirleri

Çok adımlı onaylar tasarlarken her adımın gerçekten gerekli olup olmadığını sorgulayın. Dijitalleşen gereksiz onay, hâlâ gereksizdir.

Onay bekleyen işler görünür olmalı ve hatırlatma gönderilmelidir. Onaycı tatildeyse yedek tanımlanabilmelidir.

Süreç, onaycıda takılıp kaybolmamalıdır. En sık şikayet konusu budur.

İnsanı devre dışı bırakmayın

İyi otomasyon, kararı insandan almaz; kararı kolaylaştırır.

Sisteme "önerilen karar" ürettirip insanın onaylamasını istemek, tam otomatik karardan genellikle daha sağlıklıdır. Özellikle finansal ve müşteri etkili süreçlerde.

Hata durumları

Otomatik akış başarısız olduğunda ne olacak? Bu soru baştan cevaplanmalıdır.

Sessizce duran otomasyon en tehlikelisidir. Başarısız işlemler görünür bir listede beklemeli ve sorumlusu bilgilendirilmelidir.

Ölçün

Otomasyondan önce ve sonra aynı sürecin süresini ölçün. Ölçmeden yapılan otomasyon, faydasını kanıtlayamaz.

Kullanım oranını da izleyin. Kullanıcılar eski yöntemi sürdürüyorsa, otomasyon onların işini kolaylaştırmamış demektir.

Süreci otomatikleştirmeden önce sadeleştirin

Kötü bir süreci otomatikleştirmek, onu hızlı ama hâlâ kötü yapar.

Önce adımları sayın ve her biri için sorun: bu adım olmasa ne olur?

Genellikle birkaç adımın hiçbir işlevi kalmamıştır; yıllar önce bir sorunu çözmek için eklenmiş ve unutulmuştur.

Sadeleştirilmiş süreci otomatikleştirmek hem daha ucuz hem daha kalıcıdır.

Otomasyonun görünür olması

Kullanıcı, sistemin arka planda ne yaptığını görebilmelidir.

Otomatik atanan işler, gönderilen bildirimler ve yapılan hesaplamalar bir geçmiş kaydında görünmelidir.

Bu şeffaflık, güveni artırır ve sorun çıktığında teşhisi hızlandırır.

Kara kutu gibi çalışan otomasyonlar, ilk hatada tamamen devre dışı bırakılır ve bir daha açılmaz.